LOS INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. 

En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.

Crear un informe

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

• Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. 
• Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. 
• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. 
• Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

El asistente para informes

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón .

Esta es la primera ventana que veremos:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo). 

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior. 

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.

Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

 

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

•  Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión

o bien,

• Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

La vista diseño de informe

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.

• Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y pulsar en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio.

Nos aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

• El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar únicamente al principio del informe, como su título.
• El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio de cada página, como los encabezados de los registros, el logo, etc.
• Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.
• El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada página, como la fecha del informe, el número de página, etc.
• El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.

Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.

•  Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.

La ventana Vista preliminar 

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa cómo se distingue la agrupación por código de curso.

Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.