Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y modificar los datos de una tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
· Para introducir registros:
Escribir el valor del primer campo del registro. En función del tipo de datos que sea lo haremos de un modo u otro. Puedes verlo en detalle en el siguiente básico .
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los cambios de la tabla.
Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, según lo que quieras hacer a continuación.
· Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
En la pestaña Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la tecla SUPR del teclado.
De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el botón Eliminar.
· Para modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual en que estamos situados, del total.
En este caso estamos en el registro 2 de un total de 3.
· Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla. · Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
- Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el número del registro actual.
- Escribir el número del registro al cual queremos ir.
- Pulsar INTRO.
· También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros utilizando el teclado.
Pulsando las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de registro al anterior o posterior.
Con las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos dentro del mismo registro por las distintas columnas.
También puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplezarte al primer campo o al último, en el mismo registro. Y las teclas RE PÁG y AV PÁG para situarte en el primer registro o en el último.
Para poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el foco debe estar en un registro cualquiera de la tabla. Si no es así, simplemente haz clic en un registro.
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2010.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio o bien pulsar las teclas CTRL+B:
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y selecciona en la lista Documento actual.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle en qué registros Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.
Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Después cerrar el cuadro de diálogo.
· Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar.
Si tenemos la ventana Buscar y reemplezar abierta sólo deberemos cambiar a la pestaña Reemplazar.
En caso contrario, deberemos acceder desde la pestaña Inicio > grupo Buscar al botón Reemplazar
Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma:
La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.
Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.
